Remplacer un ATS par un outil gratuit

Vous connaissez Arnaud Pottier-Rossi ? Directeur général et fondateur de l’agence de communication Kalaapa à Paris, il nous fait l’immense plaisir de venir au Québec pour assister et animer depuis trois ans à #trumontreal. Il publie sur son blogue « Breaking the Walls » une synthèse de l’atelier « Pas d’ATS, quelles sont les solutions alternatives ? » Marie-Ève Bernard et Mathieu Laferrière nous ont présenté les différentes possibilités existantes (et gratuites) pour remplacer un ATS (système de gestion de candidature). Très utile pour des PME, mais pas que !

En voici un extrait:

Breaking the Walls

Lors de ma participation à la 3e édition de TruMontréal 2014, j’ai pu assister à l’atelier présenté par Marie-Ève Bernardet Mathieu Laferrière autour de l’exploration d’outils disponibles gratuitement et de leur utilisation dans le cadre d’un processus de recrutement.

N’étant pas nombreux à cette expérimentation je proposa à Marie-Ève et Mathieu de partager avec nous leurs trouvailles.
En voici la présentation :

L’idée de base étant : peut-on remplacer un système coûteux (ATS: Applicant Tracking System) par un ou plusieurs outils gratuits? Si oui, quelles seraient les limites?

Processus de recrutement

Avant de débuter cet exercice, ils ont tout d’abord défini un processus standard de recrutement avec ses principales étapes:

Processus-standard-recrutement
Ils ont ensuite sélectionné deux outils à explorer dans leurs versions gratuites: Evernote et Google Apps.
Il est devenu clair en cours de route qu’il fallait bonifier ces outils avec 2 autres. Un outil au niveau BI/Rapports et un pour réduire quelques tâches manuelles.

… Pour continuer la lecture: Blogue « Breaking the Walls »

Je vous invite aussi à lire l’article à ce sujet sur le blogue de Cybèle Rioux.

Alizé RH

Elle y résume également l’atelier de Nathalie Carrénard et Sébastien Savard sur le sourcing:  Outils Pratiques pour recruter

Un grand merci Arnaud et Cybèle pour vos présences et pour vos synthèses, en espérant que vous soyez tous deux parmi nous en 2015 !

Cet article est le dernier de l’année 2014. J’en profite pour vous souhaiter à toutes et tous de très Joyeuses Fêtes. Que cette période soit propice en ressourcement, repos, retrouvailles et plaisirs gastronomiques !

Joyeuses fêtes

 

 

 

 

Club de lecture Affaires

Cette année, nous avons eu le plaisir et privilège d’accueillir le Club de Lecture Affaires créé par Micheline Bourque

L’objectif principal du club est de promouvoir la lecture comme outil d’apprentissage et de créer des activités qui permettront des échanges autour du livre. Le livre peut apporter beaucoup aux lecteurs qui s’y intéressent. Une nouvelle idée, un nouveau projet, une nouvelle façon de faire. Le Club désire participer à la promotion du livre pour qu’ils deviennent ce point de rencontre et d’échange avec autrui et un outil pour apprendre. Son slogan, « Apprendre ensemble par le savoir des autres ». Ce qui rejoint très bien le concept de #trumontreal !

Un panel de lecteurs a été constitué afin d’échanger à propos de la thématique du livre d’Olivier Schmouker:

Olivier-Schmouker

Olivier est blogueur pour le site Les Affaires.com et chroniqueur au journal Les Affaires depuis 3 ans. Son blogue quotidien, Entête, porte sur le management et la créativité. Il a à son actif près de 500 textes… Ce qui veut aussi dire beaucoup de recherches et de lectures ! Il a été pendant 4 ans rédacteur en chef du défunt magazine québécois de luxe Premium qui avait comme objectif de présenter le meilleur du monde des affaires en gestion en allant puiser des articles de pointe aux quatre coins du monde.

Olivier Schmouker est aussi l’auteur d’un premier ouvrage dont le titre « Le cheval et l’âne au bureau » pourrait passer pour un livre de philosophie ou de psychologie, si ce n’était du sous-titre, « L’art oublié de travailler ensemble » publié aux Éditions Transcontinental. À moins qu’il n’y ait effectivement un côté philosophique…

Vous retrouverez une entrevue d’Olivier sur le blogue du Club de lecture affaires

Pour ceux qui n’ont pu y assister, voici la vidéo reprenant le panel du 7 octobre:

Vous pouvez vous procurer le livre directement chez TC Médias en cliquant sur ce lien: Le Cheval et l’âne, L’art oublié de travailler ensemble.

Le meilleur de #trumontreal: Cybèle Rioux

Voici le premier article de Cybèle Rioux qui revient sur notre journée du 7 octobre. Il y en aura apparemment d’autres, bien hâte de les lire !

« Reprenant avec succès la formule des TruMontreal 2012 et 2013, nous avons affiché complet avec plus de 150 participants. Encore cette année, plusieurs venaient de loin (comme la France) pour assister à 5 des 15 ateliers offerts durant l’évènement de mardi dernier. Ces ateliers touchaient toutes les sphères du recrutement innovateur : de la marque employeur aux outils de recherche des candidats en passant par le big data et le sourcing.

J’aurai plusieurs billets à vous présenter suite à cette journée très gratifiante. Et pour vous mettre en appétit, voici quelques citations intéressantes relevées par les participants, dont j’ai indiqué le profil Twitter à la suite de leur citation :

  • 68% du trafic Facebook est rendu mobile. 
  • Établir une dialogue est la clé d’une bonne entrevue.  @FrederikBF
  • La marque employeur : il faut la faire vivre aux candidats et non pas juste l’écrire sur Facebook et son site web. 
  • Recruteurs, avant d’être BIG, pensez à devenir DATA !  
  • Les entreprises qui n’embarquent pas dans l’analytique vont reculer (moi, je dis mourir) dixit @jp_isson. Avez-vous compris? 

À suivre en octobre et novembre, un résumé des meilleurs trucs et informations entendues au TruMontreal.

Pour lire l’article dans son intégralité, c’est sur  Alizé ressources humaines, le blog de Cybèle. Merci Cybèle :)

#trumontreal – Compte-rendu de Jeanne-Ermine (suite et fin)

Voici donc la deuxième et dernière partie du compte rendu de Jeanne-Ermine, bénévole (et chercheuse d’emploi):

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trumontreal

3ème thème : Réseaux sociaux et recrutement, comment prévenir les discriminations ? (animé par Vanessa Bavière et Mathieu Laferrière)

C’est l’évidence : presque tous les participants utilisent Linkedin pour « chasser » des profils et avoir une vision du marché (identifier les personnes et les entreprises clés).

La photo aide-t-elle ou non ? Tout dépend de la photo, une fois un recruteur est tombé sur une photo dans un jacuzzi… Faut-il s’arrêter à cela, ou rechercher avant tout les compétences ?  Vanessa Bavière rappelle que nous avons tous nos critères, nos jugements et qu’il est important de le savoir et de l’accepter avant de recruter. Linkedin est utilisé pour voir les compétences et surtout les personnes qui valident ces compétences, ainsi que ceux qui vous recommandent. Le recruteur a ainsi un nouveau regard sur le candidat.

Si certains en doutaient, les responsables RH vérifient sur Google ce qui apparaît. Et un participant le confirme : ne pas trouver un candidat sur les réseaux sociaux est plus inquiétant qu’autre chose…

Par rapport au thème de la discrimination, les animateurs rappellent que discriminer : c’est faire un choix, ce qui est le but d’u recrutement. Il y a des discriminations légales : ici au Québec, il s’agit de savoir si vous êtes une femme, un autochtone, une personne handicapée ou faisant partie d’une minorité visible. Par contre toute autre forme est assimilé à de la discrimination négative, répressible par la loi. Le CV québécois ne possède pas de photo, n’indique aucun renseignement personnel à part le nom et les coordonnées. Cela a été pour moi l’occasion d’expliquer qu’en France, nous avions un modèle assez différent…

La discussion s’oriente ensuite sur les bonnes pratiques pour un recrutement sur le web : ne pas regarder le Facebook du candidat (il appartient à sa vie privée) sauf s’il s’agit d’un poste qui le nécessite (par exemple gestionnaire de communautés ou journaliste). Les médias sociaux permettent de chercher les compétences transférables c’est-à-dire qu’on ne pense pas au départ que c’est une compétence alors que s’en est une. Par exemple si votre passion est de faire des oeuvres d’arts avec des allumettes  (toute ressemblance avec un film est fortuite car c’est une histoire vraie !) vous pouvez alors dire que cette personne est minutieuse et pourrait donc être un très bon couturier.

Qu’est-ce qu’une compétence ? Un savoir, un savoir être, un savoir faire, un savoir apprendre mais aussi un savoir devenir (pensée pour André Chenevard, le précurseur en France de cette classification, que j’ai eu la chance d’avoir comme intervenant de Master !)!

En conclusion, l’auditoire semble se retrouver sur le fait qu’il est important de mettre les compétences au cœur et de toujours faire preuve de discernement. Cela signifie être conscient de ses filtres et ne pas hésiter à le faire reformuler si on a un doute avec la réponse d’un candidat sur un sujet. Cela évite bien des méprises !

4ème thème : Les techniques de sourcing, des trucs ! (animé par Nathalie Carrénard, Sébastien Savard)

Avant l’entrevue, il y a une phase de recherches pour trouver « le » candidat idéal et l’accrocher. Le sourcing, ce sont tous les outils et façons de faire pour amener le bon candidat, au bon poste. En amont, on doit s’interroger : est-ce un poste stratégique, est-ce un poste rare, high level, quels sont les délais, etc. ?

Le sourcing peut être un processus très long, c’est pourquoi le timing est fondamental ! Un recruteur intervient pour expliquer avoir mis 2 ans avant d’engager une personne. Un autre explique que le candidat idéal a accepté son offre un an après… D’où l’importance d’entretenir des relations. Un recruteur doit avoir un grand réseau et savoir l’entretenir, car il ne sait jamais quand il aura besoin de l’utiliser.

Les intervenants expliquent la méthode « old fashion » pour trouver un candidat : prendre la liste des employés des concurrents, préparer un speech et les appeler.  Pour certains postes (nous avons eu l’exemple pour un poste peu qualifié, mais avec beaucoup d’expérience), la personne ne sera pas sur Linkedin. Comment la trouver ? Par une recherche sur les pages jaunes des concurrents (ou des entreprises du secteur), on obtient ses coordonnées. Il suffit ensuite de dérouler le speech (par exemple se faire passer pour un fournisseur) et une fois qu’on a la bonne personne au bout du fil, la convaincre d’accepter un entretien. Si on ne trouve pas la bonne personne tout de suite, ne pas s’inquiéter cela peut aussi nous aider à faire un organigramme. Le métier de recruteur permet d’être imaginatif. Il faut oser et « y aller au culot » parfois.

Il y a des méthodes de sourcing plus modernes : regarder sur l’internet, trouver le CV d’une personne semblable qui travaille déjà pour l’entreprise, chercher où sont les anciens employés partis de l’entreprise, relancer les contacts de réseaux via les médias sociaux, parcourir les sites spécialisés, faire une recherche booléenne par Linkedin et chercher dans les groupes… Il est parfois de dur de garder le fil conducteur au cours de la navigation, mais il est primordial de toujours garder en mémoire le besoin d’origine.

Ce que j’ai beaucoup apprécié dans cet atelier c’est de voir que les recruteurs utilisent les mêmes outils qu’un individu en recherche d’emploi ou en veille… Ils font eux aussi des recherches pour identifier ce qu’ils cherchent. Ils ont parfois peurs au moment de décrocher leur téléphone. Pour quelqu’un à la recherche d’un job, découvrir ce côté humain est une révélation ! Les demandeurs d’emploi et les recruteurs se ressemblent !

En conclusion, j’ai beaucoup apprécié cette journée et je me suis même demandé si je n’allais pas essayer de trouver un métier liant les ressources humaines, le marketing et les communications !

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Jeanne-Ermine, bénévole au #trumontreal cette année, est aussi à la recherche d’une opportunité en communication. Il semblerait que les discussions et les intervenants rencontrés lors de cette journée lui ai aussi donné le goût de se rapprocher des RH ! Pour lire l’article dans son intégralité, rendez-vous sur son blogue: jmlacom

 

 

Non le recruteur n’est pas un psy !

Un des sujets que nous souhaitions aborder au #trumontreal cette année est l’approche « psychologique » que les recruteurs s’approprient parfois lors des entrevues. Qui de mieux placer que Jean-Baptiste Audrerie, Psychologue organisationnel, pour aborder ce sujet…

Jean-Baptiste revient sur cette discussion en 9 points dans un excellent billet:

Le recruteur n’est pas un psy, mais il gagne à le devenir !

psychologue

Lors de la 3éme non-conférence TRU Montréal, le 7 octobre 2014, j’ai eu le privilège de modérer le groupe de discussion portant sur les habiletés de psychologues des recruteurs.

Le titre choc de l’atelier est : Non, le recruteur n’est pas un psy.

Il est vrai que l’on ne peut jouer aux apprentis sorciers quand il a entre les mains des personnes qui comptent sur un emploi, une promotion, un avenir, un changement ou une reconnaissance. Pour rester objectifs et gagner en pertinence dans l’exercice subtile des entrevues, certaines connaissances, références et aptitudes sont nécessaires.

Pour prolonger notre discussion et répondre aux nombreuses interrogations soulevées dans l’atelier, je vous présente des savoir-faire typiquement « psy ».

#1- Contrat psychologique

En débutant une entrevue, il est toujours préférable d’établir avec son candidat une entente sur les objectifs, les attentes réciproques et la durée de la rencontre. Cela prend 3 à 10 minutes selon le processus et le candidat. C’est comme pour les réunions efficaces, il faut une structure et un but clair et partagé ! Pourtant, cette étape est souvent escamotée. Très opérationnels et pressés ou carrément trop informels, les recruteurs foncent sur les réponses.

  • Présentez-vous comme intervieweur pour établir un équilibre dans la relation (parcours rapide, fonction).
  • Expliquez votre rôle dans le processus, votre approche, votre style d’entrevue et le type de questions que vous vous apprêtez à poser.
  • Clarifiez ce que vous cherchez à obtenir avec cette entrevue (valider un parcours, mieux connaître le candidat, évaluer son potentiel).
  • Questionnez le candidat sur ses attentes et son objectif pour cette rencontre une fois vos objectifs présentés.
  • Expliquez les étapes dans lequel s’inscrit cet échange.
  • Présentez vos règles formelles de l’entrevue telle que « si vos réponses sont trop longues/courtes/imprécises, je vous le direz ».
  • Présentez les garanties données au candidat (confidentialité, suivi) pour créer le climat de confiance propice à la collecte d’informations pertinentes.
  • Le contrat psychologique est conclu par des questions de validation :
    • Est-ce que cela vous convient ?
    • Êtes-vous prêt à débuter ?
  • Le contrat psychologique de l’entrevue ne prend fin qu’au terme de l’entrevue en validant que les objectifs sont atteints et les deux parties satisfaites du déroulement. En posant une question simple au candidat : « Avez-vous pu vous exprimer complétement ? », « Vous êtes-vous sentis vous-mêmes ? » Ceci à l’avantage d’enlever tous aléas que le candidat peut prétexter s’il est rejeté (entrevue tronquée, manque de sommeil la veille, etc.).

Les bénéfices psychologiques:

  • S’introduire poliment pour instaurer un climat (essentiel dans tous rapports humaines pour s’apprivoiser),
  • Donner l’occasion aux deux parties de s’ajuster en quelques minutes au lieu et au contexte,
  • Guider le candidat dans l’entrevue de l’ouverture à la fermeture,
  • Désamorcer dès le début des obstacles psychologiques à l’échange, désactiver des attentes irréalistes, des représentations faussées,
  • Obtenir l’acquiescement au moins une fois permet d’obtenir plus d’information ou d’engagement psychologique,
  • Évaluer comment l’autre s’ajuste à la réalité (but, format, temps) et aux autres,
  • Bien gérer son temps,
  • Créer un échange ouvert et une expérience « confortable » ou non menaçante.

#2- Questions ouvertes

Voici le plus grand mal de tous les temps en entrevue : les questions fermées ! Utilisez mal adroitement, elles ferment, biaisent et normalisent l’échange. Les questions ouvertes sont au contraire pleines de richesses. L’angle de la réponse et le récit sont plus importants que la question elle-même.

  • Oubliez les questions fermées « Est-ce que vous avez déjà eu à convaincre votre patron de changer d’option ? » et les « Êtes-vous à l’aise devant un groupe pour faire une présentation ?»
  • Privilégiez les questions ouvertes « Comment vous êtes-vous pris la dernière fois que vous avez du gérer un employé moins performant?»
  • Il ne s’agit pas que de poser des questions en rafale selon une grille de 12 questions figées. Il faut aussi que l’entrevue soit ouverte si un sujet surgit dans la conversation. On peut ainsi laisser venir des faits inattendus, des données déterminantes
  • Utilisez les questions d’approfondissement avant de partir sur une autre question trop rapidement. Approfondir permet de guider l’autre vers l’évocation du vécu, plus que dans des réponses formelles et superficielles. Dites par exemple « J’aimerai cela que vous m’expliquiez plus en détails ce que vous avez-fait pendant / ensuite… » »

… La suite de son billet est à lire sur son blogue Futurs talents (blogue que je vous recommande d’ailleurs fortement de suivre)

Un grand merci à Jean-Baptiste pour sa présence au #trumontreal et pour son article !

#trumontreal – Compte rendu de Jeanne-Ermine (partie 1)

Plusieurs compte rendus, analyses et avis seront partagés suite à notre édition 2014. Chers participants, vous êtes aussi invités à nous soumettre les vôtres !

Jeanne-Ermine, bénévole (et chercheuse d’emploi), ouvre le bal avec la première partie de ses observations 

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« Le 7 octobre 2014. Pour la 3ème année consécutive, le TruMontreal a lieu à l’Espace des Arts de Montréal. Mot-clé ? « Co-développement ». Sans conférenciers, sans badges, sans cravates, on se retrouve entre spécialistes des Ressources Humaines pour échanger sur des thèmes donnés.

Cette année, j’y participe en tant que bénévole. Je dois aider à la logistique de l’événement et j’ai la chance d’être aux conférences thématiques.

Immédiatement, je suis marquée par le fait que nous avons affaire à un brainstorming constant, reposant sur la participation du public, qui forme un cercle. Pas de présentation Powerpoint. Des animateurs présents pour lancer le débat, relancer par des questions si besoins, mais qui savent ensuite se faire oublier. Tout se base sur la libre expression de chacun, sur son expérience, ses inquiétudes, ses réussites.

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Voici un premier compte rendu rapide des deux premiers thèmes auxquels j’ai eu le privilège d’assister. Je compte sur vos commentaires si vous étiez présent !

1er thème : Recruter son recruteur partout, sauf en RH (animé par Julien-Pier Boisvert et Marie-Eve Bernard)

Les recruteurs commencent par souligner l’importance du réseau. Un bon recrutement, c’est avant tout de bonnes connexions… On parle de « building Relationship » c’est-à-dire qu’une relation se construit. La question des différences entre les recruteurs en agence de placement et ceux en entreprise est bien entendu abordée. La majorité des participants estiment que c’est le même rôle, qu’ils ont la même vision et qu’ils sont tous des dénicheurs de talents.

Question plus polémique, le recrutement est-il une forme de vente ? Une responsable RH nous explique qu’au départ, elle était choquée quand on le lui disait. Mais avec la pratique, elle comprend maintenant ce terme. Il y a un lien entre le recrutement et la vente, car on doit « faire la promotion, vanter» les postes proposés, comme des produits ou services. Le mot « vente » fait toujours peur et certains se demandent si le recruteur ne possède pas tout simplement du charisme, de la passion ou de l’enthousiasme, plutôt que des arguments de vente ?

Il semble que les études au Québec connaissent le même problème qu’en France, c’est-à-dire que certaines formations ne sont pas assez en lien avec le terrain. Une intervenante vient tout juste d’être invitée à parler de la « marque employeur » dans une école prestigieuse, alors que c’est un sujet qu’elle pratique depuis plus de 10 ans ! Il est vrai que les Ressources Humaines ont beaucoup évolué ces 20 dernières années… D’ailleurs on parle encore de recrutement alors que le Québec est le seul (à ma connaissance) à avoir mis en avant un autre terme plus juste : « acquisition de talents ».

Un dirigeant d’agence de communication provoque les réactions en prophétisant qu’à l’avenir, les RH pourraient disparaître. Pour lui, elles ont aujourd’hui le rôle du messager : écouter et comprendre le besoin du gestionnaire, recherche des talents appropriés, vérification en entrevue de l’impression donnée par le CV et enfin présentation au demandeur. Demain, aujourd’hui déjà, grâce ou à cause du développement du web, des programmes trient les cv, et pourront vérifier si les personnes ont des goûts en communs. La technologie et les algorithmes permettront de savoir si les personnes vont s’entendre entre elles ou non. C’est déjà possible en regroupant toutes les informations disponibles sur les profils Linkedin, Twitter, Facebook, ainsi que les playlists audio et vidéo (Pandora, Spotify, Netflix…) ! Le souci de cette solution sans intervention humaine : les exceptions. Une personne peut-être recrutée sur autre chose que ses compétences. Une des participantes, titulaire d’un BAC (licence en France) en informatique, s’interroge pour savoir si la machine l’aurait recrutée ? Selon elle, probablement pas, mais le débat reste ouvert !

2ème thème : La marque employeur, est-ce du vent ? (animé par Sylvie Leclerc et Arnaud Pottier-Rossi)

Ce thème m’a replongé dans le stage que j’ai effectué il y a quelques années au sein de l’agence Wellcom sur les valeurs d’entreprise.

Beaucoup de participants ont travaillé sur leur marque employeur. Par contre, très peu (environ 4 sur 15) ont impliqué leurs salariés dans le processus. Or il est primordial que les employés se retrouvent dans la marque employeur qui est l’ADN de l’entreprise. Le groupe commence à travailler sur une définition acceptable par tous. La marque employeur, pour certains, serait l’identité qui permet d’avoir la quantité de CV qu’il désire. À l’inverse, d’autres intervenants y voient un moyen de limiter la quantité et d’avoir de la qualité. La marque employeur est portée par l’interne pour ensuite se refléter vers l’externe. Il faut donc des ambassadeurs à l’interne qui mettent en avant les valeurs de l’entreprise à l’externe. L’important est d’être sincère car les gens qu’on embauche doivent retrouver ce qu’ils ont lu ou entendu. Si jamais il n’y a pas de cohérence, alors la personne pourra mal le vivre et quitter l’entreprise. Il faut donc se connaître soi-même et mettre en avant la vérité du poste et de ce qu’est la société. Dans une annonce, il importe d’être précis pour trouver son public. Suivant qu’on soit dans une démarche marketing (faire connaître son entreprise à n’importe quel prix), ou qu’on mise sur l’authenticité, on ne va pas attirer les mêmes personnes. On retrouve d’ailleurs trop souvent les mêmes valeurs pour la marque employeur d’une entreprise à une autre, preuve d’un manque d’authenticité. D’où cette question : la marque employeur est-ce du vent ?

Un participant s’interroge ensuite sur les classes d’âge : faut-il utiliser le même discours pour s’adresser à un jeune diplômé qu’à un senior ? Pour certains, il n’y a pas de différence donc il faut le même discours/message. Tout le monde veut la même chose. Pour d’autres, les attentes et les exigences sont différentes donc il faut faire une distinction dans la communication et surtout dans le choix du canal de communication. Les jeunes seront plus enclins à postuler par Twitter, alors que les seniors connaîtront l’outil mais ils ne penseront pas toujours à l’utiliser pour postuler.

La conclusion de ce passionnant débat est, qu’en tant qu’entreprise, je dois comprendre ce que veut le candidat, ce qu’il ressent, ce qu’il pense. Pour cela il faut un travail conjoint entre les RH, la communication et le marketing (inutile de vous dire que j’étais parfaitement d’accord avec cette conclusion optimiste!). »

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Un autre billet suivre sous peu avec les deux derniers thèmes couverts par Jeanne-Ermine.

Jeanne-Ermine, bénévole au #trumontreal cette année, est aussi à la recherche d’une opportunité en communication. Il semblerait que les discussions et les intervenants rencontrés lors de cette journée lui ai aussi donné le goût de se rapprocher des RH ! Pour lire l’article dans son intégralité, rendez-vous sur son blogue: jmlacom